Cara Mengurus Visa ke Jepang

Sebenarnya cara mengurus visa ke Jepang menurut saya bisa dibilang susah-susah gampang. Oiya visa Jepang yang saya bahas disini adalah Visa untuk kunjungan wisata atas biaya sendiri, tanpa kenalan saudara/teman di Jepang, bukan untuk urusan bisnis ataupun visa turis dengan undangan kenalan/saudara/teman di Jepang.

Setelah maju mundur ke Jepang dari bertahun-tahun yang lalu, Insya Allah tahun ini dengan persiapan ngebut karena sempet labil, akhirnya kami jadi juga ke Jepang. Sebenernya 3 tahun yang lalu saya sudah pernah posting hal serupa karena tadinya kita mau berangkat juga ke Jepang tapi terus ngga jadi karena gagal berangkat soalnya biasalah, work over holiday...kasian deh.

Pengajuan visa kunjungan wisata ke Jepang tetap harus dilakukan apabila bukan pemegang e-paspor. Apa bedanya paspor biasa dengan e-paspor? bedanya adalah kalau e-paspor tuh udah ada chip-nya di sampul depan paspor hijau. Dengan e-paspor memang kunjungan ke Jepang bisa bebas visa selama maksimal 15 hari. Berhubung ngga punya e-paspor, jadi kita tetep harus mengurus visa ke Jepang secara manual.

Wiken minggu lalu saya sibuk menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk mengurus visa ke Jepang ini. Apa saja yang harus disiapkan ?. Untuk visa kunjungan wisata ke Jepang pun ada beberapa macam.  Bisa dilihat sebenernya di websitenya Kedubes Jepang untuk Indonesia. Jadi pastikan pilih jenis visa yang sesuai dengan keadaan kita, karena formulir dan dokumen yang harus disertakan juga berbeda.

Kita mengajukan visa kunjungan wisata atas biaya sendiri, karena kondisi kita:
- Memang pergi atas biaya sendiri, bukan hadiah apapun atau atas tanggungan siapapun, apalagi kantor..huu boro-boro.
- Pergi tanpa tour agent, kita atur sendiri semuanya perjalanan kesana.
- Tidak punya kenalan teman atau keluarga apapun di Jepang.
- Murni cuma buat jalan-jalan bukan sembari kuliah, kursus, bisnis atau apapun.

Persyaratan dan cara mengurus Visa kunjungan wisata atas biaya sendiri ke Jepang 
sebenarnya lumayan mudah kalau dibandingkan dengan pengurusan untuk visa Amerika. Yang agak repot sebenarnya adalah kita harus membuat itinerari dahulu sebagai salah satu dokumen penyertanya.

Dokumen mengurus visa ke Jepang.
Dokumen yang harus disiapkan untuk mengurus visa ke Jepang bisa dilihat di daftar kelengkapan dokumennya yang ada di website Kedubes Jepang untuk mempermudah checklist.

Untuk pengurusan Visa Kunjungan dengan biaya sendiri ke Jepang yang kami siapkan adalah :
1. Paspor yang masih berlaku minimal 6 bulan kedepan.

2. Formulir permohonan visa. Bisa di donlot di website kedubes Jepang Print form ini harus dalam ukuran kertas A4.

3. Pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan warna latar putih, bukan hasil editan dan harus fokus), disarakan untuk membuatnya di studio foto yang biasa menerima pas foto untuk pembuatan visa (Fuji film, Adorama, Jakarta Photo dan lainnya di Jalan Sabang banyak kalau di Jakarta).

4. Foto kopi KTP (Surat Keterangan Domisili). Fotokopi ini harus dalam ukuran kertas A4
5. Fotokopi Kartu Mahasiswa atau Surat Keterangan Belajar (hanya bila masih mahasiswa) - saya tidak menyiapkan ini tentunya berhubung Alhamdulillah udah ngga kuliah lagi dari tahun 2008 (masih muda kan gueh...uhuk). Again ini harus dalam ukuran kertas A4

6. Print-out bukti pemesanan tiket (atau dokumen lain yang dapat membuktikan tanggal masuk-keluar Jepang). Ini juga dicetak harus dalam ukuran kertas A4

--- Saya menyertakan print-out tiket pesawat dan bookingan hotel.

Saya sangat sarankan untuk menggunakan website: Booking.com karena bisa pesan dulu tapi kartu kredit kita tidak kena charge apapun dimuka, serta pembatalannya gratis asalkan masih dalam periode tertentu yang biasanya saat booking diinformasikan. Pembayaran baru terjadi saat kita tiba dan check in di hotelnya. Jadi meminimalisir resiko kerugian uang hilang kalaupun visa ditolak.

7. Itinerari selama perjalanan di Jepang/jadwal perjalanan (semua kegiatan sejak masuk hingga keluar Jepang), harus menggunakan template formulir Itinerari yang telah disediakan. Cetak ini harus dalam ukuran kertas A4

8. Apabila melakukan perjalanan dengan pasangan, atau anggota keluarga lainnya harus menyertakan Fotokopi dokumen yang bisa menunjukkan hubungan kekeluargaan seperti kartu keluarga, akta lahir, buku/akta nikah dsb. Semua dokumen penyerta ini fotokopiannya harus dalam ukuran kertas A4

9. Fotokopi dokumen yang menyangkut biaya perjalanan ; 

--- Fotokopi rekening tabungan selama 3 bulan terakhir. Cetak/fotokopi ini harus dalam ukuran kertas A4

--- Surat referensi dari bank tempat kita menabung. Ini harus dalam ukuran kertas A4

--- Surat referensi dari kantor yang menyatakan akan kembali bekerja pada waktu yang ditentukan. Ini harus dalam ukuran kertas A4

Semua dokumen dilengkapi dan disusun berdasarkan urutan 1-9 yang disebutkan diatas, jangan bikin urutan suka hati sendiri kalau ngga mau repot.

Cara mengisi formulir permohonan visa ke Jepang.

- Formulir permohonan visa ke Jepang tidak serumit formulir visa ke Amerika kok, untuk pemohon laki-laki ataupun perempuan sama aja.

- Untuk penulisan nama yang menggunakan 1 nama seperti saya, cukup meletakkan nama kita di bagian Given Name (bukan Surname).

- Untuk bagian akomodasi yang diminta, diisikan dengan hotel yang pertama kali ditempati saja, sisanya disertakan bukti pemesanan hotelnya bersamaan dengan print-out tiket pesawat.

- Untuk bagian kenalan/keluarga yang ada di Jepang, jika memang tidak akan mengunjungi mereka selama di Jepang maka tidak perlu ditulis.

Tempat pengajuan Visa Jepang.
Untuk mengurus visa ke Jepang bisa datang langsung ke Kedubes Jepang di Jakarta atau ke beberapa kantor konsulat Jepang di Surabaya, Medan, Denpasar dan Makasar dengan alamat dan nomor telpon yang bisa dilihat di website Kedubes Jepang.

Hari dan waktu pelayanannya seperti halnya kedutaan besar lainnya:
Hari Senin - Jumat, (kecuali pada hari libur nasional dan libur Kedutaan).
- Pengajuan Permohonan Visa : 08:30 - 12:00.
- Pengambilan Paspor : 13:30 - 15:00.

Biaya pengajuan Visa ke Jepang 

Biaya permohonan visa ke Jepang ini ajaibnya turun dari tahun lalu, buat saya lumayan ajaib karena dimana-mana harga pada naik, USD aja sekarang udah berapa coba?! malah #curcol

Harga VISA (per 1 April 2014):
	Harga Lama	Harga Baru
１．Visa Single Entry	Rp 350,000,-	Rp 320,000,-
２．Visa Multiple Entry	Rp 700,000,-	Rp 640,000,-
３．Visa Transit	Rp 80,000,-	Rp 70,000,-

Tapi buat update dan supaya konfirm ngga salah, selalu pastikan dengan melihat langsung biayanya ke website Kedubes Jepang.

Oiya untuk pembayaran biaya pengurusan visa ini dilakukan pada saat pengambilan paspor, bukan pada saat kita datang pertama kali untuk menaruh dokumen pengajuan visa ke Jepang, jadi tidak perlu bawa uangnya dulu saat datang pertama kali ke Kedubes.

Proses Pengurusan Visa ke Jepang

Kita datang ke kedutaannya udah lumayan siang seperti yang udah diceritakan sebelumnya dengan segala drama yang terjadi di pagi hari. Saya sarankan supaya datang lebih pagi, sewaktu saya nunggu di dalam, saya 'terpaksa' menguping ada yang sudah di depan kedutaan Jepang mengantri dari pukul 6 pagi...ya ampun napsu amat, tapi menurut saya sih ngga perlu segitunya. Jam 8 pagi udah oke lah sebenernya.

Apabila tidak dapat hadir sendiri, dapat diwakilkan kok, semisalnya sekeluarga mau ke Jepang, nah yang datang memasukkan dokumen bisa hanya ayahnya atau ibunya aja. Bahkan bisa juga menggunakan agen ataupun nitip ke messenger kantor namun untuk hal ini harus menggunakan surat keterangan berkop surat kantor. Kemarin sih kita ke Kedubes itu berduaan, abis itu saya diomelin pak Suami karena dia pikir bakalan kayak ke Kedubes Amerika yang pake diwawancara, padahal ngga, saya bilang aja emang saya minta ditemenin ajeh, males banget sendirian, wahaha...dia keki banget.

Kita antri di bagian antrian VISA dan akan diperbolehkan masuk per 5 orang. Siapkan KTP asli karena harus menitipkan KTP untuk ditukarkan dengan gelang kartu akses pengunjung. Terus masuk ke bagian mesin Xray untuk pemeriksaan barang/tas. Baru habis itu masuk ke area loket dan ruang tunggu yang sudah ruaameeee buangettt, sampe semua kursi habis dan untungnya kita masih kebagian, bahkan ada yang sampe berdiri di luar.

Begitu masuk ke area loket dan ruang tunggu, langsung ambil nomor antrian di salah satu mesin yang disediakan, pastikan mengambil di mesin A, yang khusus untuk antrian VISA. Kami dapat nomor A119, untuk 1 keluarga/rombongan cukup menggunakan 1 nomor antrian saja.

Kami menunggu cukup lama karena pada saat kami datang itu nomor loket baru A59, wahahaha....lama amatttt...asli saking lamanya nunggu ada lho orang depan kita yang sampe ketiduran sampe ngorok kenceeeengg banget!, ya ampun hebattt, padahal ruangan tunggu tuh ruaameee banget!, maap tante ngga berani motret soalnya dilarang poto-poto di dalam itu. Dilarang nelpon juga, tapi banyak sih yang maenan hape tapi kalau nelpon pasti ditegor.

Akhirnya pada saat giliran kami, cuma ditanya apakah ada dokumen yang kami serahkan yang asli dan diperlukan karena semua dokumen (selain paspor) yang sudah masuk tidak dapat diminta kembali.Setelah itu kami diberikan slip kecil berwarna putih untuk masing-masing paspor. Saya agak heran karena di blog-blog lain kebanyakan bilang dapetnya slip warna kuning, tapi saya ngga banyak nanya juga sih males. Paling nanya bayarnya kapan dan dijawab pada saat pengambilan paspor 4 hari lagi dan harus uang tunai dalam Rupiah.

Proses permohonan visa ke Jepang memang biasa sekitar 4 hari kerja minimal, tapi jika ditelpon ada dokumen lain yang dimintakan ya bisa lebih dari itu.

Proses Pengambilan Visa/Paspor.

Karena tidak ada telpon dari kedubes untuk saya selama 4 hari itu maka di hari yang udah ditentukan, saya pun datang ke Kedubes Jepang lagi. Kali ini sendirian, begitu sampai di Kedubes Jepang itu sekitar jam 12.45 dan matahari lagi SALE sepanas pant*t penggorengan. Antrian juga udah panjang berkelok sampe 3x dan untungnya saya masih kebagian bagian yang tidak panas. Salah banget nih ngga bawa minum pula. Ketinggalan di mobil.

Ternyata antrian bergerak cukup cepat kok, pintu Kedubes Jepang memang baru dibuka jam 1 siang setelah jam istirahat mereka. Sekitar jam 13.15 saya sudah di dalam area loket dan ruang tunggu, saya pun sd nomor antrian lagi dan mendapat nomor A250, sementara nomor antrian di loket adalah A211, lumayan cepet ddlah ya dibandingkan dengan sewaktu masukin dokumen sebelumnya.

Saat nomor antrian saya dipanggil dan saya pun menyerahkan slip putih yang diberikan sebelumnya, si petugas kayaknya nyariin paspor kami di keranjang paspor sampingnya tapi ngga nemu paspor kami berdua, terus saya ditanya apakah kemarin ditelpon untuk dokumen tambahan, saya bilang ngga ada yang telpon. Terus saya disuruh nunggu lagi. Asli deg-degan loh saya balik lagi duduk dan berdoa komat kamit supaya lancar, dan kepala mulai menghitung berapa kerugian yang harus ditanggung kalau visa tidak disetujui, dan sejujurnya saya stres, hahaha.

Agak lama juga disuruh nungguin laginya, sekitar 30 menitan kemudian baru deh nama saya dipanggil lagi, dan kedua paspor kami diberikan petugasnya untuk dicek namanya. Begitu saya buka...tadaaa..

visa jepang single entry

Paspor kami udah ada dong dong dong visa ke Jepangnya, wahahaha..hepiii...lalala...

Kami memang mengajukan untuk single entry visa Jepangnya soalnya emang ngga ada niat bolak balik kesana juga dalam waktu dekat. Sehabis itu saya diminta membayar biaya visanya yaitu Rp 320 ribu per orang dan dikasih kwitansi juga. Habis itu udah deh saya keluar dari Kedutaan en langsung berasa lega deeh...hahaha...

TIPS Untuk Mengurus sendiri Visa ke Jepang

1. Siapkan semua dokumen sebelumnya minimal seminggu sebelumnya. Biasanya diperlukan waktu yang cukup untuk mengurus beberapa dokumen ini: 

- Surat Keterangan Kantor, sekitar 1-2 hari kerja

- Surat Referensi dan Print-out rekening, sekitar 2-3 hari kerja.

- Menyiapkan itinerari, tergantung kemampuan masing-masing, cara yang paling mudah adalah dengan nyontek itinerari dari tour travel agent.
- Pastikan semua ukuran kertas dokumen-dokumen yang disebutkan diatas itu menggunakan kertas ukuran A4 semua dan tidak ada yang distaples. Gunakan klip kertas aja untuk menggabungkan kertas-kertas itu.

- Pas foto, bisa jadi dalam waktu sekitar 30 menit atau 1 jam tergantung lokasi, saya kemarin 30 menit di Adorama. Tempelkan di kotak foto pada formulir aplikasi visa yang sudah diisi.

Susun dan urutkan semua dokumen yang diminta sesuai yang sudah disarankan.

2. Datang sepagi mungkin, kalau perginya sekeluarga utama (yang nama-namanya ada dalam 1 Kartu Keluarga, atau bisa dibuktikan dengan Akta Nikah/Lahir) sebaiknya yang datang hanya 1 orang karena tidak perlu serombongan menuhin ruang tunggu di dalam.

3. Bawa KTP Anda, karena nanti untuk masuk ke dalam Kedubes harus menukarkan KTP tersebut dengan Gelang Nomor dari kedubes, jika tidak punya KTP, gunakan SIM.

3. Apabila membawa mobil, bisa parkir di Plaza Indonesia, area The Office, yang lokasinya bersebelahan dengan Kedutaan Jepang, atau opsi lain bisa naik busway, turun di Halte Sarinah dan jalan kaki sedikit (seharusnya lebih dekat di Halte Bunderan HI, tapi karena lagi pembangunan jalur MRT, halte tersebut direnovasi jadi tidak beroperasi).
Tapi yang paling efisien dan nyaman sih dateng ke kedubes Jepang naik UBER aja. Tinggal duduk, nyampe,turun, ngga pusing mikirin parkiran. Buat yang belum pernah pakai Uber bisa baca disini dan dapetin Rp 75 ribu GRATIS perjalanan pertama dengan Uber dengan kode promo : VARIA9UE

4. Bawa minuman/air mineral dan snack secukupnya, karena bisa saja menunggu antrian cukup lama dan di dalam kedutaan tidak tersedia penjualan apapun. Apabila datang sedari pagi, lebih baik sarapan dahulu karena di area situ tidak ada penjual makanan.

5. Bawa topi/payung apabila tiba ke Kedutaan sudah cukup siang/ terutama pada saat pengambilan paspor biasanya cuaca cukup panas.

6. Ganti mode ponsel menjadi silent atau getar ketika akan masuk ke Kedutaan, karena tidak diperkenankan menggunakan ponsel terutama untuk menelpon.

7. Apabila tidak tahan dingin, bisa juga membawa jaket tipis/sweater untuk di dalam ruang tunggu yang AC nya lumayan dingin.

Update per tanggal 12 Januari 2017: Pengalaman saya kemarin apply visa Jepang lagi ini, kebetulan KTP Pak Suami sudah expired dan belum eKTP, jadi saya harus membawa surat dari Kelurahan yang menyatakan KTP Pak Suami sedang proses perpanjangan/perubahan jadi eKTP. Pastikan KTP kamu masih berlaku atau sudah memiliki surat dari Kelurahan bahwa sedang perpanjang. Hal yang sama berlaku jika KTP kamu hilang dan tidak ada fotokopinya.

Kedutaan Besar Jepang - Jakarta

JL. M.H. Thamrin 24, Central Jakarta 10350
Central Jakarta City, Special Capital Region of Jakarta 10350
T: 021-31924308
Website : id.emb-japan.go.jp

Photo Credit:

Kedubes Jepang.